Justificación

El acelerado mundo empresarial en el que se desenvuelven  los ejecutivos de las organizaciones actuales, y teniendo claro  que la mayoría de ellos  pasa un 70% de su tiempo laboral en reuniones, donde la mayoría de las veces no cumplen con sus objetivos, resultando muchas veces tediosas, ineficientes e innecesarias, en consecuencia se  hace necesario aprender a llevar a cabo reuniones con  un objetivo claro y con un alto nivel de efectividad.

La decisión de llevar adelante una reunión debe fundamentarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

Otro aspecto relacionado con este importante tema es que generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes…, sin embargo, un reciente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que estas se deben en una alta proporción a la falta de preparación y planificación de las mismas, y es objetivo sine qua non de este programa abordar esta dificultad para su mejoramiento en beneficio de las personas, de la organización y de sus grupos de interés.

Objetivo

Proveer al participante de los conocimientos necesarios para planificar, preparar y dirigir una reunión, así como dar seguimiento a los resultados, con el propósito que se alcancen los  objetivos preestablecidos en el tiempo definido y con los recursos determinados, garantizando:

  • La identificación de los aspectos claves que hacen que los resultados de una reunión sean positivos o negativos
  • El conocimiento de las habilidades [preparación, desarrollo y cierre efectivo], que debe desarrollar el coordinador de una reunión para lograr los resultados esperados

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Metodología

Seminarios taller de tipo experiencial en los que se alternan espacios teórico conceptuales y prácticos para la generación de procesos de aprendizaje a través del quehacer en ambientes de co-construcción individual y colectiva.

Contenido

Aspectos a considerar para organizar una reunión efectiva

  • Generalidades acerca de las reuniones efectivas
  • Qué son las reuniones efectivas

Puntos clave para el éxito de una reunión

  • La convocatoria: ¿En qué momento convocar? ¿Qué información debe contener la convocatoria?
  • Fases para la organización de una reunión efectiva
    • Planeación y logística [Propósito de la reunión, definición de asistentes, agenda]
    • Preparación [Asignación de roles, definición de agenda, asignación de responsabilidades y responsables, citaciones, espacio físico, materiales]
    • Objetivo de la reunión
    • Dirección de la reunión [Establecimiento de compromisos, evaluación de resultados, envío del acta, seguimiento a la reunión]
  • Problemas [antes, durante y después] que llevan al fracaso de una reunión

El valor de las reuniones

  • ¿Para qué son útiles las reuniones?
  • Fases de las reuniones : Planificación- Preparación- Ejecución y Seguimiento
  • Objetivos de las reuniones
  • Otras alternativas frente a una reunión
  • Costo de las reuniones
  • Curvas de rendimiento de una reunión
  • Tipos de reunión [por el objetivo, por el contenido, por participantes, por frecuencia]
  • Formalidades de la reunión

Responsabilidades de los participantes en la reunión

  • Preparación anticipada
  • Disposición y atención centralizada
  • Participación activa
  • Comportamiento correcto
  • Cumplimiento de compromisos

El papel del coordinador de las reuniones

  • En el plano de la efectividad
    • Alcance de objetivos / Cumplimiento de acuerdos definidos / Asignación de Roles
    • Demostración de planeación, organización y control [tiempo, intervenciones, ayudas audiovisuales, comunicación y emocionalidad]
    • Gestión de los diferentes tipos de participantes
    • Elaboración de resúmenes parciales y finales / Seguimiento  a compromisos
  • En el plano de la comunicación
    • Generación de confianza, cordialidad y cooperación / Animación a la participación
    • Uso apropiado de preguntas [Tipo eco, rebote, recuerdo, etc.]
    • Manejo de situaciones conflictivas