Justificación
El adecuado diseño de la documentación que registra y soporta los procesos misionales de las organizaciones es de vital importancia para la identificación, seguimiento y mejoramiento de los procesos en cada una de sus actividades u operaciones.
En términos de calidad, contar con un adecuado control documental permite, además de llevar la trazabilidad de los procesos, tomar decisiones teniendo en cuenta evidencia objetiva y particular de las situaciones, permitiendo así que la cadena de valor de bienes y/o servicios generados por la organización se fortalezcan mediante procesos iterativos de mejora continua.
La elaboración de un documento de apoyo para los procesos misionales no es una tarea ligera si se espera que la información allí registrada sea de utilidad para la organización, es por ello que se acude a estrategias de estandarización que comprenden fases de diagnóstico, diseño, pruebas y análisis de inputs [entradas] y outputs [salidas], sin dejar de lado la naturaleza y condiciones propias de la organización.
Metodología
Seminarios taller de tipo experiencial en los que se alternan espacios teórico conceptuales y prácticos para la generación de procesos de aprendizaje a través del quehacer en ambientes de co-construcción individual y colectiva.
Objetivo
Generar espacios de aprendizaje y reflexión que promuevan la apropiación de competencias para la elaboración de documentos técnicos, de tal manera que los participantes estén en capacidad de:
- Definir las condiciones y restricciones de entrada para la elaboración del informe técnico
- Establecer el uso y tratamiento de datos de la información contenida en el formato propuesto
- Diseñar la primera versión del formato
- Diseñar pautas para la realización de pruebas funcionales y plan de gestión del cambio para la implementación del nuevo documento
Contenido
- Importancia de la documentación para gestionar la calidad [2 hrs]
- Exposición ejemplos de sensibilización
- Diagnóstico del proceso [4 hrs]
- Construcción conjunta de flujos de trabajo para la identificación de donde se espera implementar el formato, haciendo énfasis en:
- Cuellos de botella
- Caracterización del usuario
- Mapeo de restricciones
- Flujos de información entrantes
- Construcción conjunta de flujos de trabajo para la identificación de donde se espera implementar el formato, haciendo énfasis en:
- Definición de outputs [4 hrs]
- Categorización de información de salida según el tipo de variable [mejor forma de expresión de la información]
- Análisis de stakeholders para evaluación de la pertinencia de la información generada actualmente y proponer información potencial para toma de decisiones
- Definición de inputs [2 hrs]
- Determinación de inputs asociados al formato y la pertinencia de existencia en el informe técnico a la luz de un análisis de los flujos de información entrantes
- Diseño del formato [4 hrs]
- Abordaje de la estructura de los informes técnicos [El formato de informe técnico será elaborado por Carpe Diem acorde a los parámetros establecidos para posteriormente ponerlo a disposición del equipo de trabajo encargado para su retroalimentación y ajuste]
- Prueba piloto y gestión del cambio [4 hrs]
- Abordaje de los criterios para realizar la prueba piloto del instrumento, así como las consideraciones a tener en cuenta para la gestión del cambio
- Diseño e implementación de la prueba piloto
- Ajuste del formato acorde a los resultados de la prueba
- Diseño e implementación de actividades para gestión del cambio